Как получить КЭП для ИП и ООО — документы, токен и получение в ФНС

Кто может получить КЭП в ФНС

Удостоверяющий центр ФНС России выпускает квалифицированные сертификаты электронной подписи для:

• индивидуальных предпринимателей;
• руководителей юридических лиц, имеющих право действовать от имени организации без доверенности;
• руководителей аккредитованных филиалов и представительств иностранных организаций в предусмотренных случаях;
• нотариусов.

Если речь идёт об обычном сотруднике организации, порядок другой: сотрудник использует КЭП физического лица и машиночитаемую доверенность — МЧД. Об этом подробнее расскажем ниже.

Что нужно для получения КЭП

Для получения КЭП в налоговой ИП или руководителю организации понадобятся:

• паспорт;
• сведения об ИНН;
• сведения о СНИЛС;
• сертифицированный носитель для записи электронной подписи.

Для ИНН и СНИЛС достаточно предоставить необходимые сведения. Получать КЭП должен сам владелец подписи — передать паспорт и токен бухгалтеру, чтобы он получил подпись вместо директора или ИП, нельзя.

Какой токен нужен для КЭП

Обычная USB-флешка для записи ключа КЭП в ФНС не подходит. Нужен специальный защищённый носитель с действующим сертификатом соответствия ФСТЭК России или ФСБ России.

При обычном получении КЭП в налоговой используется USB-токен Type-A либо совместимый носитель с подходящим переходником.

Если подходящий токен у вас уже есть, покупать новый не требуется. Главное, чтобы носитель соответствовал установленным требованиям.

Приносить с собой распечатанный сертификат соответствия на токен также не нужно — ФНС проверяет носитель автоматически.

Как получить КЭП в налоговой

1. Подготовьте сертифицированный токен.
   Если его ещё нет — купите заранее.
2. Возьмите паспорт.
   Также подготовьте сведения об ИНН и СНИЛС.
3. Найдите удобную точку выдачи КЭП ФНС.
   Ехать в налоговую строго по месту регистрации ИП или организации не требуется.
4. Пройдите идентификацию.
   При обычном очном получении в налоговую приходит непосредственно ИП или руководитель организации.
5. Получите КЭП на токен.
   После проверки данных ключ и сертификат электронной подписи записываются на носитель.

ФНС указывает, что в обычной ситуации услуга выдачи сертификата КЭП на ключевой носитель занимает не более 15 минут. Если для выпуска не хватает сведений или требуется дополнительная проверка, оформление может занять больше времени.

Нужно ли идти в налоговую по месту регистрации

Нет. Выдача КЭП производится экстерриториально.

Это означает, что руководителю компании или ИП не нужно ехать именно в ту инспекцию, где зарегистрирован бизнес. Можно выбрать удобную налоговую, которая выполняет функции точки выдачи УЦ ФНС.

Поэтому получить КЭП через налоговую обычно проще, чем кажется: найти ближайшую подходящую инспекцию, купить токен, взять паспорт и один раз приехать за подписью.

Стоит ли платить за получение КЭП через сторонний сервис

Различные коммерческие сервисы предлагают помощь с электронной подписью: продают готовые комплекты, настраивают компьютер, устанавливают программы, подключают дополнительные сервисы и оказывают техническую поддержку.

Такая помощь может быть полезна, если вы действительно хотите, чтобы всё настроили за вас.

Но если вам нужна только КЭП ИП или руководителя организации, сначала стоит задать простой вопрос: за что именно предлагают заплатить?

Сам квалифицированный сертификат для ИП или руководителя выпускает Удостоверяющий центр ФНС бесплатно. В стоимость коммерческого предложения могут входить:

• USB-токен;
• лицензия на программное обеспечение;
• настройка компьютера;
• подключение дополнительных сервисов;
• техническая поддержка;
• другие услуги.

Поэтому предложение «оформить КЭП» может стоить несколько тысяч рублей, хотя непосредственно за выпуск сертификата КЭП в ФНС платить не требуется.

При этом платная услуга не всегда означает, что вообще никуда не придётся ехать. Если для выбранного способа требуется личная идентификация, владельцу подписи всё равно нужно будет лично приехать в пункт обслуживания.

Можно ли получить КЭП полностью дистанционно

Да, такая возможность существует.

ФНС позволяет получать КЭП без посещения точки выдачи с использованием подтверждённой учётной записи Госуслуг и подтверждённой биометрии в Единой биометрической системе. Существуют и отдельные сценарии работы через мобильные приложения.

Но такой вариант удобен прежде всего тем, у кого уже подготовлена необходимая инфраструктура для дистанционной идентификации.

Если подтверждённой биометрии у вас нет и вам просто нужна обычная КЭП на USB-токене для работы с компьютером, нет необходимости специально усложнять процедуру. Можно купить токен и один раз получить КЭП в ФНС.

Сколько стоит КЭП

Для индивидуального предпринимателя и руководителя организации выпуск квалифицированного сертификата в Удостоверяющем центре ФНС осуществляется бесплатно.

При классическом варианте с USB-токеном основные расходы — покупка самого сертифицированного носителя, если его ещё нет.

Дополнительные расходы появляются только в том случае, если вам требуется платное программное обеспечение, настройка компьютера или сторонняя техническая поддержка.

Можно ли использовать обычную флешку

Нет. Обычный USB-накопитель не является сертифицированным защищённым носителем ключей электронной подписи.

Для записи КЭП на физический носитель используется специальный токен, соответствующий требованиям ФСТЭК России или ФСБ России.

Можно ли использовать старый токен

Да, если у вас уже есть подходящий сертифицированный носитель и он соответствует требованиям, приобретать новый только ради выпуска новой КЭП не обязательно.

Перед записью подписи носитель проверяется на соответствие установленным требованиям.

Может ли бухгалтер получить КЭП вместо директора

Нет. КЭП руководителя принадлежит конкретному физическому лицу — директору организации.

При обычном первоначальном очном получении именно владелец подписи проходит идентификацию. Передавать свою КЭП, токен и PIN-код бухгалтеру или другому сотруднику также не следует.

Как получить КЭП сотруднику

Если документы от имени организации должен подписывать не директор, а бухгалтер, менеджер или другой сотрудник, используется другая схема.

Сотрудник получает КЭП физического лица в аккредитованном удостоверяющем центре. Для подписания документов от имени организации ему дополнительно оформляется машиночитаемая доверенность — МЧД.

Как продлить КЭП

Если КЭП уже была получена в УЦ ФНС и действующий сертификат ещё не истёк, во многих случаях перевыпустить подпись можно дистанционно через личный кабинет ИП или юридического лица.

Поэтому первый личный визит в налоговую не означает, что при каждом следующем перевыпуске придётся снова приезжать в инспекцию.

Что делать после получения КЭП

После получения подписи необходимо подготовить компьютер или другой способ работы с КЭП.

В зависимости от используемых сервисов могут потребоваться:

• драйвер токена;
• средство криптографической защиты;
• сертификаты;
• плагин для браузера;
• настройка программы или интернет-сервиса, в котором будет использоваться КЭП.

Конкретная настройка зависит от того, для чего нужна подпись: регистрации кассы, сдачи отчётности, электронного документооборота или работы с другими информационными системами.

Как проще всего получить КЭП

Если вы индивидуальный предприниматель или руководитель организации и вам нужна КЭП без дополнительных услуг, оптимальный порядок простой:

1. купить подходящий сертифицированный токен;
2. найти удобную налоговую, выдающую КЭП;
3. взять паспорт и сведения об ИНН и СНИЛС;
4. лично получить КЭП в ФНС бесплатно;
5. настроить подпись для нужных программ и сервисов.

Обращаться за платным сопровождением имеет смысл тогда, когда вам действительно нужны дополнительные услуги. Если задача только в том, чтобы получить КЭП, в большинстве обычных случаев покупать токен и обратиться непосредственно в ФНС проще и дешевле.