Прежде чем читать эту статью и вникать во все тонкости выбора и регистрации кассового аппарата, помните, что услуги ЦТО, включая регистрацию под ключ с настройкой и консультации по выбору кассы онлайн стоят всего 1000 рублей.

Получить бесплатную консультацию 7 (800) 333-68-44

Перед покупкой

Перед покупкой узнайте нужен ли Вам кассовый аппарат в соответствии с законом или можно обойтись без кассы. Также, для внутренней отчетности на предприятии можно купить ЧПМ (чекопечатающую машину), которая не требует регистрации на сайте налоговой инспекции и применяется для внутреннего контроля кассиров на предприятии.

Кассовые аппараты должны использовать как ИП (индивидуальными предпринимателями), так и организации,  в том случае, если они проводят наличные расчеты или применяют платежные банковские карты.

Есть ряд исключений для индивидуальных предпринимателей и ООО когда можно обойтись без покупки контрольно-кассовой техники.

Нужен ли кассовый аппарат?

До 1 июля 2018 года без ККТ могут работать предприниматели и организации, которые используют патентную систему налогообложения либо ЕНВД (единый налог на вмененный доход). Покупателю в таких случаях вместо кассового чека можно выдать квитанцию либо другой документ, не в обязательном порядке, а только если покупатель потребует.

До той же самой даты могут не устанавливать аппарат предприниматели и ООО, которые оказывают услуги населению. При этом, им необходимо выдавать покупателям бланки строгой отчетности в обязательном порядке.

Интернет-магазинам, принимающим наличные, всегда нужны были кассовые аппараты, а с июля 2018 года касса нужна будет даже в том случае, если они принимают оплату картами в режиме онлайн. Покупателю нужно будет выслать электронный чек, если оплата происходит через сайт.

Какой кассовый аппарат купить

Вам следует купить кассовый аппарат с онлайн передачей данных, так как с февраля 2017 года действует требование, в соответствии с которым данное торговое оборудование должно иметь подключение к налоговой инспекции через ОФД.

Можно приобрести и устаревшее оборудование, но потребуется произвести его модернизацию, которая часто стоит дороже, чем новый кассовый аппарат.

По каким характеристикам выбирать

• Важную роль играют габариты кассового аппарата: маленькие подойдут для разъездной торговли, крупные с автоматическим ящиком для денег хорошо смотрятся в стационарных магазинах;
• выбирать технику стоит по типу передачи данных в налоговую, убедитесь, что в кассе есть необходимый интерфейс: WiFi, Sim или Ethernet;
• следует обратить внимание на наличие аккумулятора в кассовом аппарате;
• выбирайте по типу клавиатуры:
• пластиковые клавиши - удобно пробивать большое количество чеков, но не защищает кассу от влаги, пыли и грязи, менее надежная;
• пленочная клавиатура - влаго- и пыле- защитная, требует больших усилий для нажатия, не удобна для пробития большого количества чеков;
• резиновые клавиши - влаго- и пыле- защитная, удобно нажимать на клавиши, но менее удобно чем на пластиковой;
• сенсорные клавиши - имеется у одного кассового аппарата, это Пионер 114Ф, клавиатура очень удобна, максимально надежна и влаго- и пыле- защитная, но психологически бывает сложно не чувствовать физической отдачи от такой клавиатуры;
• сенсорный экран - самый удобный, но и самый дорогой тип "клавиатуры";
• клавиши должны быть большими для удобства кассира;
• также кассовый аппарат должен находиться в государственном реестре ККТ, хотя старых кассовых аппаратов уже давно не производится, и в продаже их не найти.

Что покупать дополнительно к кассовому аппарату онлайн перед регистрацией

1. Фискальный накопитель (ФН)

Фискальный накопитель нужен, чтобы шифровать Ваши данные перед отправкой в налоговую. Без фискального накопителя кассовый аппарат не будет работать в режиме онлайн и не передаст данные с кассы в налоговую инспекцию, некоторые кассовые аппараты вообще не работают без ФН. Фискальный накопитель бывает двух видов: на 13 месяцев и на 36, они различаются ценой и сроком использования. Соответственно через 13 либо 36 месяцев Ваша касса заблокируется, пока Вы не купите и не установите новый фискальный накопитель.

2. Договор с Оператором Фискальных Данных (ОФД)

Данные с кассового аппарата идут не на прямую в налоговую инспекцию, а через Оператора Фискальных Данных, который их хранит, обрабатывает и передает. Государство само не могло реализовать такую сложную задачу, поэтому передало эту функцию частному бизнесу.

3. Электронно Цифровая Подпись (ЭЦП)

ЭЦП нужна для доступа в Ваш личный кабинет на сайте налоговой инспекции, чтобы самостоятельно внести туда данные Вашего кассового аппарата, таким образом зарегистрировав его.
ЭЦП можно не покупать, а прийти в любую налоговую инспекцию самостоятельно с заполненным бумажным заявлением.
Срок службы любой ЭЦП 1 год, а при следующей замене фискального накопителя Вам нужно будет перерегистрировать кассовый аппарат в налоговой, что есть снова купить ЭЦП.

4. Подключение ККМ к сети интернет

Подключение к интернету нужно для передачи данных в налоговую в режиме онлайн, но не волнуйтесь, не все так строго.
Подключение должно быть не менее одного раза в месяц. То есть вы можете целый месяц работать офлайн, но потом касса заблокируется и скажет: пока не передашь данные я работать не буду. В это время вам нужно подключить кассу к интернету любым способом: через WiFi, встроенный Sim (GPS) либо Ethernet (в зависимости от возможностей кассы). После передачи данных вы можете снова использовать кассу офлайн в течении месяца.

Как производится регистрация: 2 шага

Шаг 1. Отправка заявления в налоговую. Необходимо с помощью ЭЦП зайти в личный кабинет на сайте налоговой инспекции и заполнить в электронном виде заявление на регистрацию кассового аппарата. В ответ налоговая вышлет регистрационный номер кассового аппарата.

Если подавать заявление в бумажном виде, необходимо посетить любое отделение ФНС. Специалист налоговой в течение 1 дня должен будет его проверить, произвести сверку серийного номера накопителя, проверить аппарат на наличие в реестре. Если все нормально, то обратившемуся отправляется регистрационный номер.

Шаг 2. Программирование кассового аппарата. Необходимо произвести процедуру фискализации оборудования. Данный вам регистрационный номер из налоговой должен быть записан в кассовый аппарат и фискальный накопитель. И после этого будет сформирован отчет о фискализации. Он и будет отправлен в налоговую самим кассовым аппаратом. На первый взгляд данная процедура кажется крайне простой, но она таит в себе множество нюансов. Особенно ответственно следует отнестись к введению корректных данных в ФН, так как их уже нельзя будет изменить и придется покупать новый.

На этом процесс покупки и регистрации кассового аппарата завершен.

Все услуги и товары, сопутствующие регистрации и подключению кассового аппарата предоставляет любой магазин контрольно-кассовой техники вместе с покупкой кассы, стоимость услуг порядка 1000 рублей.